El principio de minimización de datos del RGPD establece que las empresas solo deben recopilar y tratar los datos personales estrictamente necesarios para cumplir una finalidad concreta. Este principio es clave para proteger la privacidad de las personas y reducir riesgos asociados al tratamiento de información personal.
A continuación, te explicamos cómo aplicar este principio paso a paso y cumplir con las obligaciones del RGPD sobre datos necesarios en tu organización.
1. ¿Qué significa el principio de minimización de datos?
El principio de minimización de datos RGPD se recoge en el artículo 5.1.c del Reglamento General de Protección de Datos. Este exige que los datos personales sean:
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Adecuados: relacionados directamente con la finalidad.
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Pertinentes: que tengan un vínculo lógico con el objetivo del tratamiento.
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Limitados a lo necesario: que no se recoja información excesiva o irrelevante.
En otras palabras, si no necesitas un dato para cumplir tu propósito, no deberías solicitarlo ni almacenarlo.
2. Evalúa qué datos realmente necesitas
Antes de crear formularios, bases de datos o sistemas de registro, analiza qué información es esencial para cada proceso.
Pregúntate:
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¿Para qué necesito este dato?
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¿Puedo cumplir mi objetivo sin él?
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¿Estoy recopilando más información de la necesaria?
Esta revisión debe documentarse como parte del análisis de protección de datos y del registro de actividades de tratamiento.
3. Limita la recogida de datos desde el diseño
Aplica el principio de privacidad desde el diseño y por defecto. Esto implica configurar tus sistemas y formularios para que, por defecto, solo recojan los datos imprescindibles.
Por ejemplo:
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En un formulario de contacto, evita pedir fecha de nacimiento o dirección postal si solo necesitas un correo electrónico.
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En un proceso de contratación, pide únicamente la información relevante para el puesto.
4. Controla el acceso y la conservación de los datos
La minimización no solo afecta a la recogida, sino también al uso y conservación.
Implementa medidas como:
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Roles y permisos: solo el personal autorizado accede a los datos.
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Plazos de conservación limitados: elimina la información una vez cumplida la finalidad.
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Anonimización o seudonimización para reducir riesgos en tratamientos prolongados.
5. Documenta y demuestra el cumplimiento
El RGPD exige responsabilidad proactiva, por lo que debes poder demostrar que aplicas el principio de minimización.
Registra en tus procedimientos:
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Qué datos recoges y por qué.
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Cómo decides si un dato es necesario.
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Cuándo y cómo eliminas los datos que ya no se necesitan.
Una empresa especializada en protección de datos puede ayudarte a crear esta documentación y mantenerla actualizada.
Conclusión: menos es más en protección de datos
Cumplir con el principio de minimización de datos RGPD no solo te protege frente a sanciones, sino que mejora la confianza de tus clientes.
Tratar solo los datos necesarios según el RGPD demuestra compromiso, transparencia y respeto por la privacidad.
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