Cuando una empresa contrata a proveedores que tienen acceso a datos personales, debe garantizar que también cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). No hacerlo puede suponer sanciones importantes y vulnerar la confianza de clientes y empleados.
En este artículo te explicamos cómo deben redactarse los contratos con proveedores según el RGPD y qué cláusulas incluir para asegurar una correcta protección de datos con proveedores.
1. ¿Por qué es necesario un contrato con los proveedores?
El RGPD establece que cuando una empresa (responsable del tratamiento) encarga a un tercero (encargado del tratamiento) la gestión de datos personales, ambas partes deben firmar un contrato que regule esa relación.
Este documento garantiza que el proveedor tratará los datos solo bajo las instrucciones de la empresa y aplicará las medidas de seguridad necesarias para protegerlos.
En definitiva, el contrato sirve para demostrar que la empresa ha tomado todas las precauciones exigidas por el RGPD para asegurar la protección de datos con proveedores.
2. Qué debe incluir un contrato con proveedores según el RGPD
El contenido de estos contratos está definido en el artículo 28 del RGPD. A continuación, te explicamos las cláusulas esenciales que debe contener:
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Objeto del tratamiento y tipo de datos
Debe especificarse qué tipo de datos personales tratará el proveedor (empleados, clientes, usuarios, etc.), con qué finalidad y durante cuánto tiempo. -
Instrucciones documentadas del responsable
El proveedor solo puede tratar los datos siguiendo las instrucciones expresas de la empresa contratante. -
Confidencialidad del personal del proveedor
El proveedor debe garantizar que todas las personas que tengan acceso a los datos estén sujetas a un deber de confidencialidad. -
Medidas técnicas y organizativas de seguridad
Deben detallarse las medidas que aseguren la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, como el cifrado, copias de seguridad o controles de acceso. -
Subcontratación de servicios
El proveedor no puede subcontratar parte del servicio sin autorización previa y por escrito del responsable del tratamiento. -
Asistencia al responsable del tratamiento
El proveedor debe colaborar en la gestión de solicitudes de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, etc.) y en las evaluaciones de impacto si fuera necesario. -
Notificación de brechas de seguridad
En caso de incidente o violación de seguridad, el proveedor debe informar a la empresa sin dilación indebida y proporcionar toda la información necesaria para evaluar el impacto. -
Destino final de los datos
Al finalizar la prestación del servicio, el proveedor deberá suprimir o devolver todos los datos personales y eliminar las copias existentes, salvo obligación legal de conservarlos.
3. Errores frecuentes en los contratos con proveedores
Muchas empresas incumplen el RGPD por simples descuidos en la redacción o ejecución de estos contratos.
Algunos de los errores más comunes son:
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No firmar el contrato por escrito.
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Usar plantillas genéricas sin adaptar al tipo de servicio.
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No verificar las medidas de seguridad reales del proveedor.
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No actualizar los contratos ante cambios de servicio o normativa.
Evitar estos fallos es fundamental para garantizar la protección de datos en las relaciones con proveedores.
4. Cómo asegurar el cumplimiento del RGPD con tus proveedores
Además de firmar los contratos correctamente, es recomendable:
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Solicitar al proveedor evidencias de cumplimiento (certificaciones, políticas de privacidad, auditorías).
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Revisar periódicamente las medidas técnicas y organizativas.
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Documentar las evaluaciones de riesgo y las decisiones adoptadas.
Una empresa experta en protección de datos puede ayudarte a revisar y adaptar todos tus contratos para cumplir con el RGPD y evitar sanciones.
Conclusión
Los contratos con proveedores según el RGPD son un pilar fundamental de la gestión de la privacidad en cualquier organización.
Garantizan que los terceros que acceden a información personal lo hagan de forma segura y conforme a la normativa.
Si tu empresa necesita revisar sus acuerdos o implementar políticas adecuadas de protección de datos con proveedores, cuenta con la ayuda de especialistas.
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