Recibir una notificación de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede generar cierta preocupación, pero con la preparación adecuada, es posible afrontar una inspección de la AEPD con tranquilidad y demostrar el cumplimiento del RGPD.
En esta guía práctica te explicamos cómo responder a una inspección de protección de datos paso a paso, para evitar sanciones y reforzar la confianza en tu empresa.
1. Entender el motivo de la inspección
La AEPD puede iniciar una inspección por distintas razones: una denuncia de un particular, una brecha de seguridad notificada o una actuación de oficio.
El primer paso es analizar el alcance del requerimiento recibido y determinar qué tratamientos de datos personales están siendo revisados.
2. Revisar la documentación de cumplimiento RGPD
Antes de responder, asegúrate de tener actualizados los documentos clave que acreditan el cumplimiento del RGPD:
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Registro de actividades de tratamiento.
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Evaluaciones de impacto (si las hubiera).
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Contratos con encargados del tratamiento.
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Políticas internas de seguridad y privacidad.
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Protocolos para la gestión de derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, etc.).
Una empresa de protección de datos puede ayudarte a revisar y organizar esta documentación para presentarla correctamente ante la AEPD.
3. Responder en plazo y con transparencia
La notificación de la AEPD indicará un plazo máximo de respuesta, normalmente de 10 días hábiles. Es fundamental no dejar pasar ese plazo y contestar de forma clara, ordenada y documentada.
Responde solo a lo que se solicita, aporta las pruebas necesarias y evita incluir información innecesaria que pueda generar dudas adicionales.
4. Colaborar durante la inspección
En caso de que la AEPD realice una visita presencial o solicite una entrevista, mantén una actitud colaboradora y profesional.
Proporciona acceso a la información requerida y explica las medidas de protección de datos que tu empresa aplica. La transparencia y la buena disposición suelen ser valoradas positivamente por la Agencia.
5. Analizar los resultados y aplicar mejoras
Una vez concluida la inspección, la AEPD puede emitir recomendaciones o requerir acciones correctivas. Es importante aplicar las mejoras necesarias y documentarlas adecuadamente.
Esto no solo evita posibles sanciones, sino que refuerza la cultura de cumplimiento dentro de la organización.
Consejo de expertos
Si no cuentas con experiencia en este tipo de procedimientos, contar con una empresa especializada en protección de datos es la mejor opción.
En DAPRO Cumplimiento Normativo acompañamos a nuestros clientes durante todo el proceso de inspección de la AEPD, preparando la documentación, revisando los protocolos y respondiendo en su nombre.
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