La retención de datos es uno de los aspectos más importantes del cumplimiento del RGPD, pero también uno de los menos comprendidos por las empresas. Saber cuánto tiempo conservar los datos personales y cuándo deben eliminarse es esencial para garantizar la privacidad de los usuarios y evitar sanciones.
En este artículo te explicamos cómo establecer una política de retención y borrado de datos eficaz y conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
1. Qué significa la retención de datos en el RGPD
El principio de limitación del plazo de conservación establece que los datos personales solo deben conservarse durante el tiempo estrictamente necesario para los fines para los que fueron recogidos.
Esto significa que una empresa no puede guardar información indefinidamente “por si acaso”, sino que debe definir plazos claros y justificados para cada tipo de dato.
Por ejemplo:
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Datos de clientes: conservar mientras exista la relación contractual y los plazos legales aplicables (por ejemplo, fiscales).
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Datos de empleados: según los periodos exigidos por la normativa laboral.
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Datos de marketing: hasta que el usuario retire su consentimiento o pasen determinados meses de inactividad.
2. Cómo definir una política de retención de datos
Una política de retención y borrado de datos debe ser un documento interno que indique:
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Qué categorías de datos personales gestiona la organización.
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Cuál es la finalidad y base legal de cada tratamiento.
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El tiempo de conservación de cada tipo de dato.
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El procedimiento para su eliminación o anonimización.
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Los responsables de aplicar y supervisar la política.
Esta política no solo demuestra cumplimiento, sino que también mejora la eficiencia en la gestión de la información y reduce riesgos de seguridad.
3. Cuándo y cómo eliminar los datos personales
El borrado de datos debe realizarse cuando:
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Se haya cumplido la finalidad para la que se recopilaron.
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El usuario retire su consentimiento.
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Haya expirado el plazo legal de conservación.
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Los datos ya no sean necesarios para ningún fin legítimo.
Existen varias formas de aplicar el borrado:
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Eliminación física: eliminación permanente de archivos y soportes.
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Borrado lógico: supresión de datos en bases de datos o sistemas digitales.
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Anonimización o seudonimización: cuando sea necesario conservar la información con fines estadísticos o de investigación.
Además, es fundamental dejar constancia documental de los procesos de eliminación realizados.
4. Auditorías y revisión periódica
El RGPD exige que las políticas de retención sean dinámicas, es decir, que se revisen periódicamente para adaptarse a cambios normativos, tecnológicos o organizativos.
Realizar auditorías anuales o semestrales permite detectar datos obsoletos y garantizar que la organización sigue cumpliendo con los plazos establecidos.
5. Beneficios de una buena gestión de retención y borrado
Aplicar correctamente una política de retención y borrado de datos aporta múltiples beneficios:
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Cumplimiento normativo y reducción del riesgo de sanciones.
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Optimización del almacenamiento y costes de gestión.
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Mejora de la seguridad de la información.
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Refuerzo de la confianza de clientes y empleados.
Además, demuestra un compromiso real con la privacidad y la responsabilidad corporativa.
Conclusión: menos es más en protección de datos
Implementar una política adecuada de retención y borrado de datos no solo es una exigencia del RGPD, sino una buena práctica empresarial.
Mantener los datos solo el tiempo necesario y eliminar los que ya no aportan valor reduce riesgos y mejora la transparencia.
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