El consentimiento es uno de los pilares fundamentales del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Documentarlo correctamente es esencial para demostrar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones. En este artículo te explicamos cómo gestionar y conservar la evidencia del consentimiento de tus clientes paso a paso.
1. ¿Qué es el consentimiento según el RGPD?
El RGPD define el consentimiento como una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que una persona acepta el tratamiento de sus datos personales. Esto implica que no puede deducirse por silencio o inacción, sino que debe existir una acción clara por parte del usuario.
2. Cómo obtener el consentimiento de los clientes
Para cumplir con el RGPD, el consentimiento debe ser:
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Explícito: el usuario debe marcar voluntariamente una casilla o realizar una acción afirmativa.
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Informado: se debe explicar claramente quién trata los datos, con qué fin y durante cuánto tiempo.
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Desvinculado de otros fines: no puede incluirse dentro de condiciones generales o políticas que no estén relacionadas.
Además, es importante ofrecer la posibilidad de retirar el consentimiento fácilmente, por ejemplo, mediante un enlace o correo electrónico.
3. Cómo documentar el consentimiento de forma válida
La carga de la prueba recae sobre la empresa, por lo que debes poder demostrar en cualquier momento que el consentimiento fue otorgado correctamente.
Algunas buenas prácticas para documentarlo son:
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Guardar registros electrónicos con fecha, hora y origen del consentimiento.
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Conservar las versiones de los formularios o textos informativos utilizados en cada momento.
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Implementar sistemas de trazabilidad, especialmente en plataformas web o CRM.
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Registrar la revocación del consentimiento cuando un usuario lo retire.
Una empresa especializada en protección de datos puede ayudarte a diseñar procedimientos seguros y conformes al RGPD.
4. Consentimiento y tratamiento de datos especiales
Cuando el tratamiento implique datos sensibles (salud, ideología, biometría, etc.), el RGPD exige un consentimiento explícito y por escrito. Esto requiere una declaración adicional que deje constancia clara de la voluntad del interesado.
5. Consecuencias de no documentar el consentimiento
No poder acreditar el consentimiento ante una inspección de la AEPD puede considerarse una infracción grave o muy grave. Las sanciones pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual.
Conclusión: la documentación del consentimiento, una garantía de confianza
Documentar el consentimiento de clientes según el RGPD no es solo un requisito legal, sino una forma de generar confianza y transparencia. Implementar un sistema de control adecuado demuestra el compromiso de tu empresa con la privacidad y la seguridad de los datos personales.
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